Нормативно-правові акти
ЗАТВЕРДЖЕНО
Розпорядження голови
районної державної адміністрації
03.01.2020 № 3
ПОЛОЖЕННЯ
про архівний відділ Скадовської районної державної адміністрації Херсонської області
1. Архівний відділ Скадовської районної державної адміністрації Херсонської області (далі – Відділ) утворюється головою районної державної адміністрації, входить до її структури і в межах району забезпечує виконання покладених на нього завдань.
2. Відділ підпорядковується голові районної державної адміністрації та заступнику голови районної державної адміністрації відповідно до розподілу функцій та повноважень, а також підзвітний і підконтрольний державному архіву Херсонської області (далі – держархів області) та Державній архівній службі України.
3. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України та законами України, актами Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, наказами Державної архівної служби України, державного архіву області, розпорядженнями голів обласної та районної державних адміністрацій, рішеннями районної ради, а також цим Положенням.
4. Відділ є юридичною особою публічного права.
5. Основним завданням Відділу є реалізація державної політики у сфері архівної справи і діловодства, здійснення управління архівною справою і діловодством на території району
6. Відділ відповідно до визначених галузевих повноважень виконує такі завдання та функції:
6.1. Координує діяльність державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій усіх форм власності, зокрема приватних архівних установ, заснованих фізичними особами та/або юридичними особами приватного права (приватні архіви), у питаннях архівної справи і діловодства.
6.2. Вносить до Національного архівного фонду архівні документи, що мають місцеве значення, веде їх облік, зберігає та використовує відомості, що в них містяться.
6.3. Здійснює контроль за діяльністю архівних установ і служб діловодства, забезпечує додержання Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», а також інших нормативно-правових актів, що врегульовують питання у сфері архівної справи.
6.4. Організовує виконання Конституції і законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, наказів міністерств, інших центральних органів виконавчої влади та здійснює контроль за їх реалізацією.
6.5. Забезпечує у межах своїх повноважень захист прав і законних інтересів фізичних та юридичних осіб.
6.6. Бере участь у підготовці пропозицій до проектів програм соціально-економічного та культурного розвитку району.
6.7. Вносить пропозиції щодо проекту районного бюджету.
6.8. Забезпечує ефективне і цільове використання відповідних бюджетних коштів.
6.9. Бере участь у підготовці заходів щодо регіонального розвитку.
6.10. Розробляє проекти розпоряджень голови районної державної адміністрації, у визначених законом випадках – проекти нормативно-правових актів з питань реалізації галузевих повноважень.
6.11. Бере участь у погодженні проектів нормативно-правових актів, розроблених іншими органами виконавчої влади, що стосуються компетенції Відділу.
6.12. Бере участь у розробленні проектів розпоряджень голови районної державної адміністрації, проектів нормативно-правових актів, головними розробниками яких є інші структурні підрозділи районної державної адміністрації, з питань, що належать до компетенції Відділу.
6.13. Бере участь у підготовці звітів голови районної державної адміністрації для їх розгляду на сесії районної ради.
6.14. Готує самостійно або разом з іншими структурними підрозділами інформаційні та аналітичні матеріали для подання голові районної державної адміністрації.
6.15. Забезпечує здійснення заходів щодо запобігання і виявлення корупції.
6.16. Готує (бере участь у підготовці) проекти угод, договорів, меморандумів, протоколів зустрічей делегацій і робочих груп у межах своїх повноважень.
6.17. Розглядає в установленому законодавством порядку звернення громадян.
6.18. Опрацьовує запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад.
6.19. Забезпечує доступ до публічної інформації, розпорядником якої він є.
6.20. Постійно інформує населення про стан здійснення визначених законом повноважень.
6.21. Здійснює контроль за діяльністю органів місцевого самоврядування та надання методичної допомоги з питань здійснення наданих їм законом повноважень органів виконавчої влади.
6.22. Здійснює повноваження, делеговані органами місцевого самоврядування.
6.23. Організовує роботу з укомплектування, зберігання, обліку та використання архівних документів.
6.24. Забезпечує у межах своїх повноважень реалізацію державної політики стосовно захисту інформації з обмеженим доступом.
6.25. Забезпечує захист персональних даних.
6.26. Складає і за погодженням з держархівом області подає для затвердження в установленому порядку проекти державних цільових програм, затверджує плани розвитку архівної справи в районі, забезпечує їх виконання;
6.27. Забезпечує зберігання, облік, реставрацію, консервацію:
- документів Національного архівного фонду з різними носіями інформації, переданих відділу державними органами, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями незалежно від форми власності та об’єднаннями громадян, громадськими спілками, які діють (діяли) на території району;
- документів особового походження;
- друкованих, ілюстративних та інших матеріалів, що використовуються для довідково-інформаційної роботи;
- облікових документів і довідкового апарату до них.
6.28. Організовує роботу, пов’язану з внесенням профільних документів до Національного архівного фонду або вилученням документів з нього незалежно від місця зберігання і форми власності на них.
6.29. Проводить в установленому порядку облік, обстеження та аналіз діяльності архівних установ, які створені на території району, незалежно від форми власності та підпорядкування.
6.30. Інформує державний архів області про виявлення архівних документів, що не мають власника або власник яких невідомий, а також про здійснення продажу документів Національного архівного фонду з метою реалізації переважного права держави на їх придбання.
6.31. Веде облік юридичних та фізичних осіб – джерел формування Національного архівного фонду, які перебувають у зоні комплектування Відділу, на підставі затверджених списків.
6.32. Подає на затвердження держархіву області списки джерел формування Національного архівного фонду, які перебувають у зоні комплектування Відділу.
6.33. Перевіряє роботу архівних підрозділів і служб діловодства державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, зокрема об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій, з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи шляхом проведення планових та позапланових перевірок, надання зазначеним підрозділам і службам методичної допомоги в організації діловодства та зберіганні документів.
6.34. Надає консультаційно-методичну допомогу в організації діяльності архівної установи для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на відповідній території, та інших архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду (трудового архіву).
6.35. Здійснює контроль за складанням та додержанням номенклатури справ підриємств, установ та організацій незалежно від форми власності та об’єднань громадян, що перебувають у зоні комплектування Відділу.
6.36. Веде зведений облік архівних документів, що зберігають державні органи, органи місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації району, подає належні відомості про ці документи державному архіву області.
6.37. Надає на договірних засадах послуги підприємствам, установам та організаціям з упорядкування документів та використання відомостей, що містяться в них, розроблення методичних посібників з архівної справи та діловодства.
6.38. Передає державному архіву області у визначені ним строки документи та довідковий апарат до них для постійного зберігання.
6.39. Створює і вдосконалює довідковий апарат до документів Національного архівного фонду.
6.40. Здійснює грошову оцінку документів Національного архівного фонду, що зберігаються у Відділі, у фізичних і юридичних осіб, які перебувають у зоні його комплектування.
6.41. Надає платні послуги юридичним і фізичним особам.
6.42. Надає архівні довідки, копії документів та іншим шляхом задовольняє запити фізичних і юридичних осіб, переглядає в установленому порядку рішення про обмеження доступу до документів, забезпечує у разі виявлення в архівних документах недостовірних відомостей про особу на вимогу фізичних осіб залучення до архівних документів письмового обґрунтованого спростування чи додаткових відомостей про особу.
6.43. Вивчає, узагальнює і поширює досвід роботи архівних установ.
6.44. Здійснює інші передбачені законом повноваження.
7. Відділ для здійснення повноважень та виконання завдань має право:
7.1. Одержувати в установленому законодавством порядку від інших структурних підрозділів районної державної адміністрації, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності та їх посадових осіб інформацію, документи і матеріали, необхідні для виконання покладених на нього завдань.
7.2. Залучати до виконання окремих робіт, участі у вивченні окремих питань спеціалістів, фахівців інших структурних підрозділів районної державної адміністрації, підприємств, установ та організацій (за погодженням з їх керівниками), представників громадських об'єднань (за згодою).
7.3. Вносити в установленому порядку пропозиції стосовно удосконалення роботи районної державної адміністрації у галузі архівної справи та діловодства.
7.4. Користуватись в установленому порядку інформаційними базами органів виконавчої влади, системами зв'язку і комунікацій, мережами спеціального зв'язку та іншими технічними засобами.
7.5. Скликати в установленому порядку наради, проводити семінари та конференції з питань, що належать до його компетенції.
7.6. Вимагати від юридичних і фізичних осіб, які мають архівні документи, від часу створення яких минуло понад 50 років, або які мають намір здійснити відчуження, вивезення за межі України архівних документів, проведення експертизи цінності таких документів.
7.7. Отримувати в установленому порядку документи юридичних осіб з метою виявлення документів, що підлягають внесенню до Національного архівного фонду, крім тих, що містять інформацію з обмеженим доступом.
7.8. Проводити планові та позапланові перевірки архівних підрозділів і служб діловодства державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій, а також трудових, приватних архівів з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.
7.9. Звертатися до суду з позовом про позбавлення власника документів Національного архівного фонду, який не забезпечує належну їх збереженість, права власності на ці документи.
7.10. Порушувати в установленому порядку питання про зупинення діяльності архівних установ, що не забезпечують збереженість документів Національного архівного фонду.
7.11. Порушувати в порядку, встановленому законодавством, питання про притягнення до відповідальності працівників архівних установ, користувачів документами Національного архівного фонду та інших осіб, винних у порушенні законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, а також про відшкодування ними збитків, заподіяних власнику документів Національного архівного фонду або уповноваженій ним особі.
7.12. Встановлювати ціни на роботи і послуги, що виконуються Відділом.
7.13. Відвідувати архівні підрозділи і служби діловодства державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності та об'єднань громадян з правом доступу до їх документів, за винятком тих, що згідно із законодавством спеціально охороняються.
8. Відділ в установленому законодавством порядку та у межах повноважень взаємодіє з іншими структурними підрозділами районної державної адміністрації та її апаратом, органами місцевого самоврядування, територіальними органами міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, а також підприємствами, установами та організаціями з метою створення умов для провадження послідовної та узгодженої діяльності щодо термінів, періодичності одержання і передачі інформації, необхідної для належного виконання покладених на нього завдань та здійснення запланованих заходів.
9. Відділ очолює начальник, який призначається на посаду і звільняється з посади головою районної державної адміністрації згідно із законодавством про державну службу в установленому законодавством порядку.
10. Начальник відділу здійснює повноваження з питань державної служби та організації роботи інших працівників Відділу.
11. Начальник відділу:
11.1. Здійснює керівництво Відділом, несе персональну відповідальність за організацію та результати його діяльності, сприяє створенню належних умов праці у ньому.
11.2. Подає на затвердження голові районної державної адміністрації Положення про Відділ.
11.3. Затверджує посадові інструкції працівників Відділу та розподіляє обов’язки між ними.
11.4. Планує роботу Відділу, вносить пропозиції щодо формування планів роботи районної державної адміністрації.
11.5. Вживає заходів з удосконалення організації та підвищення ефективності роботи Відділу.
11.6. Звітує перед головою районної державної адміністрації про виконання покладених на Відділ завдань та затверджених планів роботи.
11.7. Може входити до складу колегії районної державної адміністрації.
11.8. Вносить пропозиції щодо розгляду на засіданнях колегії питань, що належать до компетенції Відділу, та розробляє проекти відповідних розпоряджень.
11.9. Може брати участь у засіданнях органів місцевого самоврядування.
11.10. Представляє інтереси Відділу у взаємовідносинах з іншими структурними підрозділами районної державної адміністрації, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями – за дорученням керівництва районної державної адміністрації.
11.11. Видає у межах своїх повноважень накази, організовує контроль за їх виконанням.
Накази нормативно-правового характеру, які зачіпають права, свободи і законні інтереси громадян або мають міжвідомчий характер, підлягають державній реєстрації відповідно до чинного законодавства.
11.12. Подає голові районної державної адміністрації на затвердження проекти кошторису та штатного розпису Відділу в межах визначеної граничної чисельності та фонду оплати праці його працівників.
11.13. Розпоряджається коштами у межах затвердженого головою районної державної адміністрації кошторису Відділу.
11.14. Здійснює добір кадрів.
11.15. Організовує роботу з підвищення рівня професійної компетентності державних службовців Відділу.
11.16. Здійснює призначення на посаду та звільнення з посади у порядку, передбаченому законодавством про державну службу, державних службовців Відділу, присвоєння їм рангів державних службовців, їх заохочення та притягнення до дисциплінарної відповідальності.
11.17. Приймає на роботу та звільняє з роботи у порядку, передбаченому законодавством про працю, працівників Відділу, які не є державними службовцями, їх заохочення та притягнення до дисциплінарної відповідальності.
11.18. Проводить особистий прийом громадян з питань, що належать до повноважень Відділу.
11.19. Забезпечує дотримання працівниками Відділу правил внутрішнього службового та трудового розпорядку та виконавської дисципліни.
11.20. Подає на розгляд державному архіву області списки джерел формування Відділу.
11.21. Вирішує питання про видачу документів Національного архівного фонду, що зберігаються у Відділі, юридичним особам у тимчасове користування та про доступ користувачів до роботи над документами.
11.22. Здійснює інші повноваження, визначені законом.
12. Накази начальника відділу, що суперечать Конституції та законам України, актам Президента України, Кабінету Міністрів України, міністерств, інших центральних органів виконавчої влади можуть бути скасовані головою районної державної адміністрації, Державною архівною службою України або директором державного архіву Херсонської області.
13. Для проведення експертизи цінності документів Відділ утворює експертну комісію.
Для вирішення інших питань відповідно до покладених завдань у державному архіві можуть утворюватися постійно діючі та тимчасові ради і комісії.
Склад рад та комісій, положення про них затверджує начальник Відділу.
14. Граничну чисельність, фонд оплати праці працівників Відділу визначає голова районної державної адміністрації у межах відповідних бюджетних призначень.
15. Штатний розпис та кошторис Відділу затверджує голова районної державної адміністрації за пропозиціями завідувача Відділу відповідно до Порядку складання, розгляду, затвердження та основних вимог до виконання кошторисів бюджетних установ, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 28 лютого 2002 року № 228/
16. Відділ як юридична особа публічного права має самостійний баланс, рахунки в органах Державної казначейської служби Україи, печатку із зображенням Державного Герба України та своїм найменуванням, власні бланки.
17. У разі припинення Відділу як юридичної особи (у результаті ліквідації, злиття, поділу, приєднання або перетворення), активи, що належать Відділу, підлягають безоплатній передачі Скадовській районній державній адміністрації.
