Скадовська районна державна адміністрація
Скадовський район, Херсонська область

Забезпечення збереженості документів при реорганізації (ліквідації) структурних підрозділів райдержадміністрації

У разі реорганізації (ліквідації) структурних підрозділів районної державної адміністрації необхідно забезпечити належні умови для зберігання та використання Національного архівного фонду (далі – НАФ), а також справ з кадрових питань, що гарантують соціальний захист населення (оформлення пенсій, інших соціальних виплат громадянам). Для цього повинні бути визначені правонаступники установ, порядок передачі документів та кошти на їх упорядкування.

Порядок передавання й подальшого користування документами установи після її реорганізації чи ліквідації визначається Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях (далі – Правила), затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5, зареєстрованих в Міністрестві юстиції України 22 червня 2015 року за № 736/27181.

Відповідно до пункту 2 глави 5 розділу VІ у разі припинення установи шляхом злиття, приєднання, поділу, перетворення (далі - реорганізація) з передачею її функцій іншій установі остання приймає за актом документи, не завершені в діловодстві установи, що реорганізується, та її архів.

Якщо установа припиняється шляхом ліквідації, її архівні справи, внесені до НАФ, передаються комісією, створеною для ліквідації, архівному відділу районної державної адміністрації; документи, не завершені в діловодстві, а також документи з кадрових питань (особового складу) передаються її органу вищого рівня (районній державній адміністрації).

Документи передаються в упорядкованому стані, за описами і актами встановленого зразка, розміщеними в архівні коробки. Кошти передбачаються в кошторисі комісії, створеної для реорганізації (ліквідації) установи. Описи справ, упорядкованих по дату реорганізації (ліквідації) необхідно подати на розгляд ЕК архівного відділу районної державної адміністрації.

Методична та консультативна допомога з питань упорядкування та передачі документів структурними підрозділами районної державної адміністрації надається архівним відділом районної державної адміністрації.

 

Забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду сільських, селищних, міських рад, що реорганізовуються відповідно до Закону України «Про добровільне об’єднання територіальних громад»

 

         З метою забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду сільських, селищних, міських рад, що реорганізовуються відповідно до Закону України «Про добровільне об’єднання територіальних громад», згідно зі статтями 29, 31 Закону України «Про Національний архівний фонд і архівні установи», главою 3 розділу ХV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємтсвах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5 (зі змінами), зареєстрованим у Міністрестві юстиції України 22 червня 2015 року за № 736/27181, необхідно:

             1. Організувати роботу із забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду сільських, селищних, міських рад, що реорганізовуються, а саме:
          1) організувати науково-технічне упорядкування документів рад, що реорганізовуються, по дату їх припинення, подання описів справ та актів про вилучення для знищення на розгляд експертної комісії архівного відділу районної державної адміністрації, експертно-перевірної комісії державного архіву області;

2) забезпечити передавання документів Національного архівного фонду за актами приймання-передачі до архівного відділу районної державної адміністрації, в зоні комплектування якого перебувала сільська, селищна, міська рада, що припиняється.

         2. Головам об’єднаних територіальних громад організувати створення архівного підрозділу об’єднаної територіальної громади для тимчасового зберігання архівних документів та забезпечити передачу документів з кадрових питань (особового складу) і тимчасового зберігання, строки зберігання яких не закінчилися, за актами приймання-передачі до архівного підрозділу об’єднаної територіальної громади.