Про впровадження електронного документообігу в системі управління охороною праці
11 листопада 2021 року можна вважати початком цифровізації системи управління охороною праці, цього дня Міністерство юстиції України зареєструвало наказ Міністерства економіки України від 28.10.2021 № 839-21 «Про затвердження Порядку впровадження електронного документообігу в системі управління охороною праці».
Зазначений наказ передбачає можливість організації роботи в системі управління охороною праці, зокрема створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання та знищення різних видів документів, які сьогодні регламентовано численними нормативно-правовими актами з охорони праці, шляхом запровадження електронного документообігу, що сприятиме зниженню навантаження на суб’єктів господарювання.
Впровадження електронного документообігу в системі управління охороною праці має виключно альтернативний варіант чинному законодавству з охорони праці, а саме роботодавець має право вибору у який спосіб здійснювати на підприємстві документообіг у системі управління охороною праці – в паперовому чи електронному.
Також в умовах пандемії COVID-19 роботодавці мають потребу в нових інструментах, що дають можливість, у тому числі віддалено, ухвалювати необхідні рішення з урахуванням тих викликів, які перед бізнесом ставить «коронакриза» та пов’язані з нею карантинні обмеження.
Запровадження електронного документообігу в системі управління охороною праці дозволить роботодавцям:
- економити кошти, призначені для купівлі копіювально-розмножувальної техніки й витратних матеріалів для неї, її ремонту, а також зменшити витрати на зберігання паперових документів;
- підвищити продуктивність праці;
- оптимізувати та покращити комунікації, як внутрішні, так і зовнішні;
- забезпечити проведення онлайн навчання та інструктажів на виробництві в умовах пандемії;
-захистити документи від несанкціонованого доступу та розмежувати права доступу співробітників до інформації тощо.
Від тепер кожен суб’єкт господарювання, який має бажання і готовий до цього, може перевести всі процеси, що потребують документування в електронну форму.
Організація електронного документообігу документів, ведення яких передбачено нормативно-правовими актами з охорони праці, здійснюється з урахуванням вимог законів України "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про електронні довірчі послуги", Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року №1886/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1421/26198 та інших законодавчих та нормативно-правових актів.
